Monitorinq nədir? - Monitorinq mütəxəssisi olmaq sirrləri

Monitorinq nədir? haqqında araşdırma məqaləsi

Günümüzdə dövlət sektorundan tutmuş özəl şirkətlərə qədər istənilən sahədə inkişaf istiqamətləri müəyyən meyarlar əsasında müəyyənləşir. Bu meyarların azlığı və çoxluğundan, hansı xüsusiyyətləri özündə ehtiva etməsindən və digər bütün nüanslardan asılı olmayaraq, istənilən sahədə inkişafı tətikləyən amillər arasında nəzarət və davamlı qiymətləndirmə özünəməxsus yer tutur. Bu məqsədlə tətbiq olunan əsas metodlaran biri də monitorinqdir. 

Monitorinq nədir?

Monitorinq proseslərin, layihələrin, sistemlərin və fəaliyyətlərin real vaxtda və ya müəyyən dövrlərdə müşahidə və analiz edilməsini təmin edən metod və prosedurlar toplusudur. Monitorinqin məqsədi layihə və ya qurum daxilində atılan addımların yaxından izlənilərək gələcək prioritetlərin müəyyənləşdirilməsidir. Bu zaman cari və gələcəkdə gözlənilən irəliləyişlərin, uğurların düzgün dəyərləndirilməsi həyata keçirilir. Monitorinq adətən qiymətləndirmə anlayışı ilə birgə xatırlansa da hər ikisi proseslərin gedişatında vacib rol oynayır və bir-biri ilə sıx əlaqədə olan fərqli anlayışlardır. Gəlin hər iki anlayış arasındakı fərqlərə nəzər yetirək.

Monitorinq və qiymətləndirmə arasındakı fərqlər

Monitorinq zamanı layihənin gedişatını obyektiv və sübutlara əsaslanan şəkildə göstərmək üçün müəyyən göstəricilər üzrə məlumatlar sistemli şəkildə toplanır.

Qiymətləndirmə zamanı isə yığılan məlumatlar təhlil olunur, layihənin uğurları və gələcəkdə atıla biləcək perspektivli addımlar müəyyənləşir.

Monitorinq davamlı prosesdir və gedişat barədə mütəmadi məlumatları əhatə edir.
Qiymətləndirmə isə layihənin müəyyən mərhələlərində həyata keçirilən dövri dəyərləndirmədir.
Monitorinq daha çox prosesə, qiymətləndirmə isə nəticələrə və davamlılığa fokuslanır. 

Adətən monitorinq daxili komanda tərəfindən, qiymətləndirmə isə obyektivliyin qorunması üçün müstəqil komanda tərəfindən aparılır.

Monitorinq mütəxəssisi vakansiyaları ilə tanış olun!

Monitorinqin məqsədləri nədir?

Monitorinqin əsas məqsədi proseslərin icrası zamanı gedişatın davamlı şəkildə izlənməsinə nail olmaqdır. Yəni müəyyən dövrün sonuna gəlib çatmazdan öncə proseslərə yaxından bələd olmaq nəticələrin ürəkaçan olmasına gətirib çıxarır. Bu dövr aylıq, rüblük, illik və s. ola bilər. Planlaşdırılmış fəaliyyət addımlarının həyata keçirilib-keçirilmədiyi, qaydalara nə dərəcədə əməl olunduğu, prosesləri icra vəziyyəti kimi önəmli məlumatlar məhz monitorinq zamanı daha detallı şəkildə əldə olunur. Bu məlumatlar layihə menecerlərinə və qərar qəbul edən şəxslərə vaxtında və düzgün qərarlar verməyə imkan yaradır. Bundan başqa, monitorinqlər zamanı hazırda mövcud olan və ya gələcəkdə yarana biləcək problemlərin aşkara çıxarılması və onların aradan qaldırılması asanlaşır. Monitorinq həmçinin resursların səmərəli istifadəsini təmin edir və əlavə dəstək ehtiyaclarını müəyyən etməyə kömək edir. Bütün bu məqsədlərə çatarkən isə cari zamanla yanaşı, gələcək üçün də strateji və uğurlu addımlar atmaq asanlaşır.

Monitorinqin əhəmiyyəti nədir? Hansı rolu var? 

Əsasən dövlət qurumlarında və beynəlxalq təşkilatlarda monitorinqlərin həyata keçirilməsinə tez-tez rast gəlinsə də, əslində kiçik, orta və iri biznes olmasından, fəaliyyət dairəsindən, növündən asılı olmayaraq, bütün qurumlarda monitorinqlərin aparılması effektivdir. Düzdür ki, fəaliyyət sahəsi böyük olan təşkilatlar buna daha çox üstünlük verir. Ancaq qeyd etdiyimiz kimi, həyata keçirilməsi faydalı proseslərdəndir və maksimum şəkildə üstünlük verilməsi məqsədəuyğundur. Şirkətlərdə monitorinq məhsuldarlığın artırılması, satışların izlənməsi, maliyyə göstəricilərinin təhlili və resursların optimallaşdırılması kimi istiqamətlərdə mühüm rol oynayır. Bu, qərarların qəbul edilməsinə stiml verir və bazar dəyişikliklərinə sürətlə uyğunlaşmaq imkanı yaradır. Dövlət qurumlarında isə monitorinq ictimai xidmətlərin keyfiyyətini qiymətləndirmək, büdcə xərclərinin şəffaflığını təmin etmək və ictimai resursların səmərəli istifadəsini izləmək məqsədi daşıyır. Hökumət layihələrinin sosial və iqtisadi təsirinin izlənməsi, vətəndaşların ehtiyaclarına uyğunluğunun yoxlanması monitorinq vasitəsilə həyata keçirilir. Ümumiləşdirsək bütün təşkilat növlərində strateji planlamadan nəticələrin ölçülməsinə qədər qərarvermə proseslərində monitorinqin əhəmiyyəti olduqca böyükdür. 

Gəlin nümunə üzərindən davam edək. “Amazon” 2006-cı ildə əsas fəaliyyət sahəsi olan onlayn pərakəndə satışından kənara çıxaraq “Amazon Web Services” (AWS) adlı bulud hesablama xidmətini istifadəyə verdi. O dövrdə bu addımı atmaq kifayət qədər riskli idi. Çünki bulud texnologiyası hələ geniş yayılmamışdı və bu, “Amazon”un əsas fəaliyyət istiqamətindən uzaq sahə idi. Lakin Amazon texnoloji inkişafları və bazar tendensiyalarını diqqətlə izləyərək gələcəkdə bulud xidmətlərinə olan tələbatın artacağını öncədən müəyyən etdi. Nəticədə AWS hazırda qlobal bazarda liderliyini qoruması ilə seçilir. 

Monitorinq məlumatları necə toplanır və təhlil olunur?

Monitorinq məlumatları toplamağa başlamazdan öncə monitorinqin nə məqsədlə həyata keçirildiyini dəqiqləşdirmək lazımdır. Yəni əldə olunacaq nəticələr layihənin, şirkətin hansı hədəflərinə çatmasını stimullaşdıracaq. Bundan sonra monitorinq planı hazırlanır və ona uyğun addımlar atılmağa başlanılır. Adətən planlaşdırma edərkən ölçülə bilinən meyarlar əsas götürülür. Məlumatların toplanarkən iki əsas meyar üzərindən qruplaşdırılır. Kəmiyyət əsaslı və keyfiyyət əsaslı.  Kəmiyyət məlumatları rəqəmlərlə ifadə olunan nəticələrdir və sorğular, anketlər, hesabatlar, statistik cədvəllər və sistem qeydləri kimi mənbələrdən əldə olunur. Keyfiyyət məlumatları isə daha çox müşahidələr, müsahibələr və fokus qruplar vasitəsilə toplanır və daha dərindən səbəb-nəticə əlaqələrini izah etməyə kömək edir. Bütün məlumatlar toplandıqdan sonra təhlil mərhələsi gəlir. Təhlil zamanı məlumatlar strukturlaşdırılır, kateqoriyalaşdırılır və əvvəlcədən müəyyən edilmiş hədəf və göstəricilərlə müqayisə edilir. Bu proses vasitəsilə irəliləyiş dərəcəsi, mövcud problemlər və potensial risklər müəyyən edilir. Hər şirkətdə, yaxud hər monitorinq komandasında qiymətləndirmə, müşahidə, təhlil və s. kimi mərhələlər özünəməxsusluğu ilə seçilir. Məsələn, maliyyə məsələləri üçün həyata keçirilən monitorinqlə bazara yeni çıxarılan startapın dəyərləndirilmə monitorinq prosesi həm fərqlidir, həm də fərqli nəticələri ehtiva edir.

Monitorinq komandasında kimlər yer alır?

Monitorinq komandası layihə və ya proqramın gedişatını izləmək, məlumat toplamaq və nəticələri təhlil etmək üçün yaradılır. Bu komanda məqsədəuyğun şəkildə formalaşdırılmalı və həm texniki bacarıqlara, həm də sahəyə dair biliklərə malik şəxslərdən ibarət olmalıdır. Komandanı formalaşdırarkən bir çox nüansları nəzərə almaq vacibdir.

1 ) Tələblərin müəyyən edilməsi

2 )  Rolların və məsuliyyətlərin bölüşdürülməsi

3 ) Uyğun heyətin seçilməsi

Layihələrdən, şirkətlərdən, təşkilatlardan asılı olaraq monitorinq komandasının heyət üzvləri, hərəkət dinamikası, addımlar planı kimi bəzi məqamlar dəyişkənlik göstərir. Təcrübə göstərir ki, əksər monitorinq komandalarında aşağıdakı vəzifələr və vəzifə sahibləri yer alır:

Monitorinq komandasında adətən aşağıdakı şəxslər yer alır:

M&Q (M&E) Meneceri / Koordinatoru - Bütün monitorinq fəaliyyətlərinə rəhbərlik edir, planlama və strategiyanın hazırlanmasına cavabdehdir.

Məlumat analitiki / statistik - Toplanan məlumatları təhlil edir.

Sahə əməkdaşları (Field Officers) - Məlumatların toplanması prosesində birbaşa iştirak edir, anketlər keçirir, müşahidələr aparır.

İT/Məlumat bazası mütəxəssisi - Məlumatların idarə olunması sistemlərini qurur və saxlayır (məsələn, Excel, KoboToolbox, DHIS2 və s.).

Keyfiyyətə nəzarət üzrə mütəxəssis - Məlumatların düzgünlüyünü və keyfiyyətini yoxlayır.

Hesabat üzrə mütəxəssis - Monitorinq nəticələrinə əsaslanan hesabatlar hazırlayır və təqdimatlar verir.

Proqram mütəxəssisləri / sahə üzrə ekspertlər - Monitorinq nəticələrinin kontekstə uyğun şərh olunmasına dəstək verirlər.

Monitorinq mütəxəssisləri hansı texnologiyalardan və alətlərdən istifadə edir?

Süni intelektin sürətli inkişafı və həyatımıza inteqrasiyası bu sahədən də yan keçməyib. Bütün sahələrdə olduğu kimi monitorinq nəticələrinin asan, sürətli və əlçatan olması inkişaf tempinə müsbət təsir göstərir. Təkcə məlumatların toplanmasından danışsaq, ötən illərdə bir məlumatı əldə etmək üçün günlərlə zaman tələb olunduğunu xatırlaya bilərik. Ancaq indi müasir monitorinq sistemləri məlumatların toplanması, idarə olunması, təhlili və vizualizasiyası üçün müxtəlif rəqəmsal vasitələrdən istifadə edir. Beləliklə, lazım olan nəticələrə çatmaq bir toxunuş qədər yaxınlıqda olur. Gəlin monitorinqlər aparan komandaların ən çox istifadə etdiyi alətlərə və onların nə işə yaradığına nəzər salaq.

Mobil məlumat toplama alətləri:

KoboToolbox, ODK (Open Data Kit), CommCare - Anket və məlumat toplama üçün sahə əməkdaşlarının planşet və ya smartfon üzərindən istifadə etdiyi alətlərdir.

Məlumat bazaları və idarəetmə sistemləri:

DHIS2 (District Health Information Software 2) - Xüsusilə səhiyyə layihələrində geniş istifadə olunur.

Microsoft Access, SQL, Google Sheets/Excel - Kiçik və orta layihələr üçün məlumatların saxlanması və emalı üçün istifadə olunur.

Statistik və təhlil proqramları:

SPSS, STATA, R, Python (pandas, matplotlib) - Toplanan məlumatların dərin statistik təhlili üçün tətbiq olunur.

Vizualizasiya və hesabat alətləri:

Power BI, Tableau, Google Data Studio - Monitorinq nəticələrinin interaktiv qrafiklər və interfeys formatında təqdim olunması üçündür.

Əməkdaşlıq və tapşırıq izləmə platformaları:

Trello, Asana, Monday.com - Monitorinq fəaliyyətlərinin planlaşdırılması və komanda işinin izlənməsi üçündür.

Coğrafi məlumat sistemləri (GIS):

ArcGIS, QGIS - Layihələrin coğrafi əhatəsini vizuallaşdırmaq və məkan üzrə təhlil aparmaq üçün istifadə olunur.

Bulud əsaslı sistemlər və serverlər:

Google Cloud, AWS, Microsoft Azure - Məlumatların təhlükəsiz saxlanması və uzaqdan çıxış üçündür.

Monitorinq şöbəsi iş elanları ilə buradan tanış olun!

Monitorinq hesabatı necə hazırlanmalı və təqdim edilməlidir?

Monitorinq hesabatı ümumilikdə gedişat barədə əsaslı və sistemli məlumatları özündə cəmləşdirir. Bu hesabat maraqlı tərəflərə (donorlar, rəhbərlik, ictimaiyyət və s.) layihənin nə dərəcədə uğurla icra olunduğunu göstərmək və qərarverməyə dəstək vermək məqsədi daşıyır. Hesabat hazırlamaq fikrindəsinizsə, haradan başlayacağını bilmirsinizsə, o zaman gəlin ətraflı tanış olaq. İlk olaraq qeyd edək ki, monitorinq hesabatı qısa xülasə, giriş, metodologiya, əsas nəticələr, təhlil və tövsiyələr kimi bölmələrdən ibarət olur.  Xülasə hesabatın əsas məqamlarını qısa şəkildə təqdim edir. Giriş layihənin məqsədləri və kontekstini izah edir. Metodologiya məlumatların necə toplandığını və hansı məqamlara əsaslandığını açıqlayır. Əsas nəticələr bölməsində göstəricilərə uyğun irəliləyişlər, problemlər və trendlər təqdim edilir. Təhlil və tövsiyələr isə vəziyyətə əsaslanaraq nə edilməli olduğu barədə fikirləri əhatə edir. Bundan başqa, hesabatı hazırlayarkən qrafiklər, cədvəllər, infoqrafikalardan istifadə etməyiniz hesabatınızın daha aydın başa düşülməsini təmin edəcək. Adətən vizual olaraq təqdim edilən məlumatlar daha asan anlaşılır və tez qəbul edilir. Həmçinin əgər hesabatınızda kəmiyyətli detallar üstünlük təşkil edirsə, qrafiklər, cədvəllər və s. daha effektiv olacaqdır.

Monitorinq mütəxəssisi vakansiyaları harada olur?

Monitorinqlərdən bu qədər danışmışkən bəs bu qədər işi aparmaq üçün mütəxəssisləri haradan və necə tapırlar deyə düşüncələrə daldınızsa, bu məqamı da unutmadıq. Bəzən bizi həyəcanlandıran və bizə maraqlı olan peşələri onlar haqqında dərindən tanış olduqdan sonra tapırıq. Əgər monitorinqlər haqqında detallı məlumatlarla tanış olduqdan sonra bu sahə üzrə karyera qurmağı düşünürsünüzsə, sizin üçün yuxarıda monitorinq komandasında yer alan mütəxəssislərin siyahısına bir daha göz gəzdirməyinizi tövsiyə edirik. Orada həm vəzifələr, həm də mütəxəssislərin gördüyü işlər qeyd olunub. Ümumi olaraq qeyd edək ki, monitorinq vakansiyaları arasında məlumat analitiki, layihənin monitorinqi mütəxəssisi, təsirin qiymətləndirilməsi koordinatoru, süni intellekt mühəndisi, keyfiyyət mütəxəssisi, monitorinq əməkdaşı kimi iş elanları yer alır. Bu kimi elanlarla vakansiyalar bölməmizdən tanış ola bilərsiniz.

Monitorinqlərin və mütəxəssislərinin rolu durmadan artır

Son olaraq qeyd edək ki, mütəmadi olaraq keçirilən monitorinqlər bütün hallarda nöqsanları öncədən müəyyənləşdirməyə, çatışmalzıqları aradan qaldırmağa kömək edir. Uzunmüddətli inkişaf strategiyalarının hazırlanmasında, həmçinin gələcək planların effektivliyini qorumaq baxımdan böyük rol oynayır. Rəhbər şəxslərin moonitorinq araşdırmalarının aparılmasına xüsusi diqqət yetirməsi vacibdir. Çünki xırda detallardan tutmuş böyük nəticələrə qədər hər şeyə detalına qədər bələd olmaq istənilən qurumun, şirkətin, layihənin fəaliyyətinə müsbət təsir göstərir. Rəqəmsal texnologiyaların sürətlə inkişaf etdiyi dövrdə monitorinq sistemlərinin gücləndirilməsi və effektiv şəkildə inteqrasiya olunması gələcək uğurların təminatçısıdır. Bu səbəbdən hər bir təşkilat monitorinq mədəniyyətini inkişaf etdirməli və onu idarəetmənin ayrılmaz hissəsi kimi qəbul etməlidir.